Aktuelles rund um die Mitarbeiter App und appdialog
Da die Mitarbeiter App immer verbessert und erweitert wird, ist es uns wichtig, Sie stetig über Ihre neuen Möglichkeiten zu informieren.
Da die Mitarbeiter App immer verbessert und erweitert wird, ist es uns wichtig, Sie stetig über Ihre neuen Möglichkeiten zu informieren.
wir hoffen, Sie sind erfolgreich ins neue Jahr gestartet. Für uns und die Mitarbeiter App geht es bereits jetzt schon wieder rund - auch 2019 geht die Weiterentwicklung der Mitarbeiter App natürlich weiter. Dementsprechend gibt es jetzt schon ein paar praktische Neuerungen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern werden.
Sie rechnen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter immer zur Mitte des Monats ab? Mit der neuen
Funktion "Stichtag ändern" können Sie selbst entscheiden, ab welchem Tag des Monats ausgewertet
werden sollen.
Dabei erstreckt sich der ausgewählte Zeitraum immer vom Stichtag bis zum Vortag des Stichtags im
nächsten Monat: also beispielsweise vom 15. Januar bis zum 14. Februar.
In den Auswertungen im Backend können Sie dies in der Monatsauswertung konfigurieren.
Registrieren Sie von nun an Ihre Firmenwagen direkt über das Backend. So können Ihre Mitarbeiter die
gefahrenen Kilometer auf ein Fahrzeug buchen und Sie erhalten direkt eine Übersicht der erfassten
Daten.
Im Reiter "Module" in der Kachel "Fahrtenbuch" haben Sie nun die Möglichkeit unter "Konfiguration"
alle Fahrzeuge anzulegen.
Wenn Sie dann das Fahrtenbuch im Backend einsehen, können Sie rechts oben ein Excel-Dokument mit
allen Daten herunterladen. Dieses Dokument ist mit entsprechenden Filtern ausgestattet, sodass Sie
auch direkt nach einzelnen Fahrzeugen filtern können.
Auswertungen der Arbeitszeiten können Sie nun mit einem Klick strukturieren: Mit den neuen Gruppen
entscheiden Sie noch schneller, welche Mitarbeiter berücksichtigt werden sollen. Dazu erstellen Sie
im Backend ganz einfach vorher Gruppen, die Sie anschließend in den Auswertungen auswählen können.
Diese neue Funktion finden Sie im Reiter "Module" ganz unten unter "Gruppen". Bevor Sie Mitarbeiter
einer Gruppe zuordnen können, müssen Sie auf der Kachel "Gruppen-Definition" zuerst Gruppen
anlegen.
Im Anschluss können Sie unter "Mitarbeiter-Zuordnung" den einzelnen Mitarbeiter hinzufügen. Diese
Gruppen finden Sie dann als Auswahlmöglichkeit in den Auswertungen.
Doch nicht nur hier wird Ihnen diese neue Funktion in Zukunft das Leben einfacher machen. Bald
können Sie die Gruppen dann auch in den Berechtigungen bei Kontakten, Dokumenten oder News &
Terminen nutzen.
So tanzt kein Projekt mehr aus der Reihe: Im Planungsmodul haben Sie nun nicht nur die Möglichkeit
manuell die Reihenfolge Ihrer Projekte zu ändern - wie bisher über die kleinen Pfeile neben den
Namen der Projekte.
Sie können Sie jetzt auch alphabetisch ordnen lassen. Unten finden Sie das neue Feld
"Einstellungen". Hier können Sie die Sortiermöglichkeit selbst wählen.
Damit nicht alle Daten verloren gehen, die ein Mitarbeiter, der nicht mehr bei Ihnen beschäftigt
ist, in der App erfasst hat, können Sie nun ganz einfach ein "Austrittdatum" setzen.
So wird der Mitarbeiteraccount automatisch ins Archiv verschoben und wird entsprechend nicht mehr
angezeigt. Auf die Daten haben Sie dabei weiterhin jederzeit Zugriff.
Diese Funktionalität finden Sie in der Webadministration im Reiter "Mitarbeiter" unter
"Urlaubsanspruch & Sollstunden". Die archivierten Mitarbeiter finden sie mit einem Klick auf "alle
(inkl. Archiv)" rechts über der Mitarbeiterübersicht.
Mit dem Ideen & Vorschläge Modul haben Sie und Ihre Mitarbeiter eine Plattform, um kreative Einfälle
festzuhalten.
Nutzer der comfort Edition können nun eigene, individuelle Kategorien einbringen, die wir Ihnen dann
auf Nachfrage gerne kostenlos einfügen. Kontaktieren Sie uns einfach per Mail um mehr zu erfahren!
Von nun an können sich Ihre Mitarbeiter noch einfacher in die App einloggen: Generieren Sie über das
Backend des Administrators einen individuellen QR-Code, der, um sich einzuloggen, nur noch (mit
einen QR-Code-Scanner) abgescannt werden muss.
Diese Funktion finden Sie im Reiter "Mitarbeiter" in der Kachel "Benutzer-Account".
Es ist so weit: 2018 ist so gut wie vorbei und wir möchten uns bei Ihnen für ein Jahr voller neuer
Entwicklungen, gelungener Zusammenarbeit und Fortschritt bedanken.
Aber auch für das kommende Jahr haben wir uns viel vorgenommen: In der ersten Hälfte 2019 werden
viele weitere neue Funktionen und Erweiterungen bestehender Module folgen.
Wie von einigen bereits angefragt: Das Ein- und Ausstempeln wird bald wahlweise über einen vor Ort
angebrachten QR-Code oder einem NFC-Tag möglich sein.
Dies ist der zweite Schritt, nach der Erfassung von Standortdaten, mit dem die Mitarbeiter App die
herkömmliche Stempeluhr ersetzen wird. Mit all den analogen und digitalen Vorteilen.
Außerdem wird das Planungsmodul so ausgebaut, dass auch Ihre Mitarbeiter selbst Einträge machen
können.
Dabei wird es um eine spezielle Kalenderansicht erweitert, mit der sich dann noch leichter
Arbeitspläne
erstellen lassen.
Auch unser Chatmodul wird auf Hochglanz poliert: mit neuen Gruppenchats und der Möglichkeit auf Bilder anzuhängen wird es zum perfekten internen Kommunikationswerkzeug.
Unser Fahrtkostenmodul kennen Sie vielleicht bereits. Hier wird es schon bald möglich sein,
Fahrzeuge
direkt anzulegen, auf diese die gefahrenen Kilometer zu buchen und anschließend auch auszuwerten.
Zudem
werden wir alle Voraussetzungen bereitstellen, dass Ihr digitales Fahrtenbuch vom Finanzamt
anerkannt
werden kann.
Zusätzlich zu den Fahrten können Sie dann im kommenden Jahr auch Ihre Reisekosten über die App in
einem
neuen Modul erfassen.
Sie sind noch free Kunde? Dann steigen Sie noch dieses Jahr auf die comfort Edition um und
starten Sie
2019 mit den besten Voraussetzungen!
Wir freuen uns auf ein erfolgreiches Jahr 2019 gemeinsam mit Ihnen.
Fröhliche Weihnachten und einen guten Rutsch wünscht
Ihr appdialog-Team
Diesmal haben wir an vielen verschiedenen Ecken kleine, aber feine Änderungen durchgeführt: vom
Arbeitszeiten-Saldo für Ihre Mitarbeiter, über einen Lexware-Export bis hin zum
Taglohnmodus.
Die comfort Edition der Mitarbeiter App hilft Ihnen dabei, die stressige Vorweihnachtszeit gut zu
überstehen und erfolgreich ins neue Jahr zu starten. Wie das? Hier gibt es alle Informationen! .
Damit Ihre Mitarbeiter bei einer Bestellung alle Informationen griffbereit haben, können Sie nun auch bei den Kontakten eines Lieferanten Ihre eigene Kundennummer hinterlegen.
Noch mehr Funktionalität - auch in der free Edition - bietet der neue "Mehr-Button" auf der Startseite
der App.
Nutzer der kostenfreien Edition haben nun alle Module - also auch Planungs-, Aufgaben- und Projektmodul
- in leicht abgespeckter Form zur Verfügung.
Und comfort Nutzer müssen sich nicht mehr entscheiden, welche Kacheln sie Ihren Mitarbeiter zu Verfügung
stellen. Sie bestücken ihren Mehr-Button flexibel und individuell im Backend unter "Grundeinstellung"
und "Anordnung der Module".
Die zusätzliche vierte Reihe macht aus unserer App das perfekte Schweizer Taschenmesser für den
Arbeitsalltag - ohne Kompromisse.
Unsere Auswertungen können Sie nun auch in Lexware lohn + gehalt importieren. Neben den gängigen
Dateiformaten Excel und PDF können Sie die monatlichen Auswertungen jetzt auch als Lexware-Export
herunterladen.
Wenn Sie dabei mehrere Mitarbeiter wählen, werden alle Daten direkt in einer Zip-Datei verpackt und
können so mit minimalem Aufwand in das andere System importiert werden.
Arbeiten Sie zu viel oder zu wenig? Mit dem neuen Arbeitszeiten-Saldo kann man jederzeit einsehen, wie
viele Stunden man aktuell im Plus beziehungsweise im Minus ist.
Zu finden ist diese neue Funktion in der Zeiterfassung der App: oben rechts gibt es hier drei kleine Punkte,
hinter der sich das neue Stundenkonto verbirgt. So behalten Ihre Mitarbeiter immer den Überblick über
ihre Arbeitszeit!
Als Erweiterung unseres Planungsmoduls haben Ihre Mitarbeiter nun Zugriff auf einen Wochenplan.
Im Planungsmodul der App gibt es oben rechts drei Punkte. Dort kann die Übersicht über die aktuelle
und die kommende Woche heruntergeladen werden.
Wer diese Übersicht lieber auf einem Blatt Papier vor sich liegen hat, kann den Wochenplan auch als
Administrator über den Webzugang ("Planung" - "Einträge") herunterladen und für seine Mitarbeiter
aushängen. So weiß jeder, wo die Kollegen beschäftigt sind.
Auch das Newsmodul ist um eine neue Funktionalität reicher. Wenn Sie eine News anlegen,
finden Sie unterhalb des Textfeldes nun den Button Push-Nachrichten senden.
Damit verbreiten sich unternehmensinterne Neuigkeiten noch schneller.
Damit Sie Ihre Planung optimal umsetzen können, gibt es nun den Taglohnmodus. Der ist für all
die Mitarbeiter gedacht, die keine Urlaubstage haben und auch Krankheitstage nicht verrechnet bekommen
- also beispielsweise für Aushilfen oder 450€-Kräfte.
Genau diese beiden Fälle - Urlaub und Krankheit - können so zwar über die Mitarbeiter App geplant
bzw. gemeldet werden. Diese Einträge haben jedoch keine Auswirkungen auf die Soll- oder Ist-Stunden
des Mitarbeiters. Sie dienen also rein der Information.
Um diesen Modus auszuwählen, müssen Sie in der Webadministration auf den Reiter "Mitarbeiter" klicken und
dort im entsprechenden Account auf "Sollstunden & Urlaubsanspruch" klicken. Unterhalb der angegebenen
Sollstunden finden Sie ein Kästchen mit Taglohnmodus?. Wenn Sie dort das Häkchen setzen,
aktivieren Sie den Modus.
Mit den monatlichen Auswertung der Arbeitszeiten behalten Sie von jetzt an noch leichter den
Überblick über die Urlaubs- und Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter:
In der Zeile zum aktuellen Monatssaldo im Kopf der Auswertung finden Sie nun eine Aufstellung
darüber, wie viele Stunden dem Mitarbeiter im entsprechenden Monat für Krankheit beziehungsweise
Urlaub insgesamt angerechnet wurden.
Bitte beachten Sie hier, dass dies nur funktioniert, wenn Sie die entsprechenden Sollstunden für Ihre
Mitarbeiter im Webzugang hinterlegt haben.
Diese tragen Sie im Reiter "Mitarbeiter" im Punkt Urlaubsanspruch & Sollstunden ein.
Damit passen sich die Auswertungen ganz flexibel an jeden einzelnen Mitarbeiter und dessen Arbeitspensum an.
Auch der Urlaubsantrag wurde überarbeitet: Administratoren können ab jetzt über das Backend einzelne
Tage eines Urlaubsantrages ablehnen.
Sobald ein Mitarbeiter einen Antrag gestellt hat, haben Sie wie bisher im Planungsmodul die Möglichkeit,
diesen zu bearbeiten. Das Annehmen funktioniert wie bisher: Klicken Sie auf "Annehmen", wird der gesamte
Antrag genehmigt und der Urlaub eingetragen.
Wenn Sie jedoch auf "Ablehnen" klicken, erscheint nun eine Übersicht über alle Daten, die der Antrag
umfasst. Die Tage, die Sie genehmigen möchten, klicken Sie ganz einfach erneut an, sodass diese nicht
mehr durchgestrichen sind.
Wenn Sie den Antrag dann absenden, fallen die entsprechenden, abgelehnten Tage aus dem Urlaubsantrag
heraus und der Mitarbeiter erhält dazu eine Benachrichtigung per Mail. Der Antrag mit den restlichen
Terminen bleibt bestehen und kann dann gegebenenfalls wie gewohnt angenommen werden.
Eine weitere Neuerung finden Sie im Planungsmodul. Hier können Sie für Ihre Mitarbeiter nun auch
halbe Urlaubstage eintragen. Dies erlaubt Ihnen der neue Eintragstyp "Urlaub ½" im Planungsmodul des
Webzugangs.
Denken Sie auch hier daran, dass dies nur funktioniert, wenn Sie Sollstunden hinterlegt haben. Dabei
gilt: für Urlaubstage wird mit der durchschnittlichen Tagesarbeitszeit gerechnet. Bei Sollstunden auf
Monatsbasis können Sie diese Tagesarbeitszeit in der Webadministration ("Mitarbeiter" - "Urlaubsanspruch & Sollstunden")
zusätzlich hinterlegen.
Administratoren haben bereits die Möglichkeit bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen individuell mit
einem Kommentar zu reagieren. Diese Option steht nun auch den Mitarbeitern zur Verfügung.
Schon bevor der Urlaubsantrag abgeschickt wird, bietet die Mitarbeiter App hier ein Feld für die
individuellen Anmerkungen der Mitarbeiter.
Unser nächstes, großes Projekt ist die vielfach gewünschte Einbindung des Standortes in die
Zeiterfassung. Beim Start- und Stopp-Drücken können nach dem kommenden Update die entsprechenden
GPS-Daten mitgeliefert werden.
Dafür werden entsprechende Berechtigungen der Smartphones Ihrer Mitarbeiter benötigt, die nach
diesem Update angefragt werden.
Bitte weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass die App den Standort selbstverständlich nur dann
abgefragt, wenn dies entsprechend vom Unternehmen konfiguriert und gewollt ist. Dies geschieht immer
mit Wissen des Mitarbeiters, denn jede Übermittlung des Standorts wird ihm explizit angezeigt.
Planung macht den Meister - mit dem neuen Planungsmodul der Mitarbeiter App werden Sie zum König. Intuitive Bedienung, Koordination der Mitarbeiter und Übersichtlichkeit helfen Ihnen dabei! Wie es optimal mit der neuen Funktionalität klappt, lesen Sie hier!
Dem Planungsmodul wurde ein ganz eigener Platz im Backend eingeräumt. Sie finden es als Reiter in der Navigationsleiste ganz rechts. Wenn Sie den Reiter öffnen, haben Sie zwei Optionen: Konfiguration und Einträge.
Passen Sie sich das Modul genau so an, wie Sie es brauchen. In der Konfiguration können Sie eigene
Planungseintragstypen erstellen und aussuchen, wie genau diese verbucht werden sollen.
Einige vorgegebene Einträge finden sich bereits in dieser Liste - beispielsweise "Urlaub" oder
"Fortbildung".
Außerdem finden Sie hier automatisch Einträge für Ihre im Projektmodul (Reiter
"Projekte/Auswertungen") erstellten Aufträge.
Wenn Sie einen neuen Eintragstypen hinzufügen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten die
Arbeitszeiten, die für die Einträge festgelegt werden können, zu verbuchen.
Grundsätzlich gibt hier es die Möglichkeit zwischen Absenz oder Arbeitszeitvorgabe (also Abwesenheit
und Anwesenheit) zu wählen. Beide Möglichkeiten können mit und ohne Anrechnung auf die Arbeitszeiten
konfiguriert werden. Außerdem können Sie einen Namen, eine Abkürzung und eine Farbe für den
Eintragstypen festlegen.
Nicht vergessen: Am Ende Ihrer Änderungen auf "Speichern" klicken.
Sobald Sie die wichtigsten Konfigurationen einmal vorgenommen haben, können Sie mit der Planung
loslegen. Das machen Sie in der Kalenderansicht unter "Einträge", ebenfalls in der Webadministration.
Hierbei haben Sie verschiedene Möglichkeiten, diese Einträge vorzunehmen.
Individuelle Einträge: Klicken Sie auf den Tag, an dem Sie einen Eintrag vornehmen möchten. In dem
Fenster, das sich nun öffnet, können Sie aus den zuvor angelegten Eintragstypen wählen und so den
Termin definieren.
Je nach Typ können Sie hier entweder zusätzlich noch Anfang und Ende oder die Dauer des
Arbeitseinsatzes beziehungsweise der Absenz angeben. Zusätzliche Informationen halten Sie hier in
einem Kommentarfeld fest.
Direkt-Einträge: Links oben finden Sie ein Feld, in dem Sie den Eintragstypen wählen können, den Sie
direkt mit einem Klick in den Kalender eintragen.
Klicken Sie mit dem ausgewählten Eintragstyp entweder einzelne Tage oder direkt ganze Wochen
(unterhalb der einzelnen Tage) an.
Ein Mitarbeiter fällt kurzfristig für die kommende Woche aus und Sie müssen umdisponieren?
Kein Problem, alle Einträge können jederzeit gelöscht werden. Klicken Sie einfach auf den
entsprechenden Tag und dort auf den kleinen Papierkorb rechts neben dem Eintrag.
Mit dem neuen Planungsmodul haben Ihre Mitarbeiter ihre Dienstpläne immer dabei.
Damit sie diese auch einsehen können, müssen Sie als Administrator der App das Modul einmal auf
der Startseite platzieren ("Grundeinstellungen" - "Anordnung der Module").
Wie das genau funktioniert, finden Sie auch hier
in unserem Screencast!
In der App haben Ihre Mitarbeiter dann einen übersichtlichen Plan, in dem alle für ihren Account
vorgenommenen Einträge stehen. Dieser Plan zeigt jeden einzelnen Tag der kommenden drei Monate
im Überblick.
Das Planungsmodul der Mitarbeiter App ist Kunden der comfort Edition vorbehalten. Testen können
Sie das neue Modul aber natürlich trotzdem!
Und wenn Sie die gesamte comfort Edition testen möchten, schreiben Sie uns einfach eine Mail an
support@appdialog.de und wir schalten Ihnen die comfort Edition für einen Monat kostenlos und
unverbindlich zum Testen frei.
Endlich ist es soweit - die neuen Auswertungen sind da! Und mit ihnen nicht nur mehr Individualität,
sondern auch einige weitere Features.
Was sich hinter alldem versteckt, erfahren Sie in diesem Newsletter!
Die Auswertungen der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter finden Sie nun nicht mehr im Reiter "Module"
unter "Zeiterfassung". Der kürzeste Weg führt Sie direkt von der Startseite zu den Daten, die
Sie
benötigen.
Ihre Individualität steht nun im Fokus: aus verschiedenen Filtern stellen Sie sich einfach Ihre
eigene Auswertung zusammen. Wählen Sie einen Zeitraum; filtern Sie nach Mitarbeitern
oder Projekten;
lassen Sie sich die Zeiten in Industriestunden oder mit Tagesraster anzeigen; und
legen Sie das Ausgabeformat fest.
Außerdem arbeiten wir nun aktiv mit einem Stundenkonto. Wenn Sie im Webzugang die wöchentliche
Arbeitszeit für Ihre Mitarbeiter hinterlegt haben (Reiter "Mitarbeiter" für jeden Account unter
"Urlaubsanspruch & Sollstunden"), erhalten Sie automatisch in den Jahres- und Monatsauswertungen
eine Bilanz über die entsprechenden Ist- und Sollstunden.
Und wenn die perfekte Datei zusammengestellt ist? Kein Problem, einfach auf "Als Vorlage speichern"
klicken, und sie jederzeit wieder abrufen.
Beachten Sie hier, dass die Vorlagen immer in Bezug zum Datum der Erstellung funktionieren.
Das bedeutet: Vorlagen, die Sie beispielsweise für den Vormonat erstellt haben, zeigen immer die
Daten des Vormonats. Das zeitliche Verhältnis passt sich also automatisch an.
Ganz neu sind die monatlichen Auswertungen nach Zeitbereichen. Hier werden die erfassten Zeiten in
drei Abschnitte eingeteilt - in Tages-, Abends- und Nachtschicht - und in diesem Sinne über den
ganzen Monat addiert. So wissen Sie ohne große Rechnerei sofort wie viele Stunden beispielsweise
zwischen 23 und 6 Uhr morgens geleistet wurden.
Wichtig: Wenn Sie diese Auswertungen produktiv nutzen möchten, sollten Sie die Pausentaste
deaktivieren und stattdessen für Pausen ein- und ausstempeln!
Neben dem neuen System für die Auswertungen, gibt es eine weitere Ergänzung, die Ihnen noch mehr
Individualisierungsmöglichkeiten bietet: die Sonderbuchungen!
Sonderbuchungen sind dafür gedacht, Ausgleichungen für das Stundenkonto eines Mitarbeiters
vorzunehmen, die keinem bestimmten Tag zugeordnet werden müssen. Sie haben hier drei Optionen:
Erstens: Unbezahlten Urlaub erfassen - Das heißt, Sie erfassen unbezahlte Fehlzeiten für den
Mitarbeiter, die von der Sollzeit (da unbezahlt) abgezogen werden.
Zweitens: Ausbezahlte Überzeit erfassen - Das heißt, Sie zahlen Ihrem Mitarbeiter Überstunden aus,
wodurch sich die Sollzeit erhöht.
Drittens: Abwesenheit/Fehlzeit erfassen - Das heißt, Ihr Mitarbeiter ist zwar abwesend, die
gebuchten Zeiten werden aber den Ist-Stunden hinzugerechnet, da sie bezahlt werden.
Außerdem gibt es noch eine vierte Möglichkeit: Sie können an dieser Stelle auch Notizen und
Kommentare auf den Auswertungen vermerken. Von besonderen Notizen für das Lohnbüro, Festhalten der
gefahrenen Kilometern über die Summe der zu erstattenden Spesen - hier können alle zusätzlichen,
wichtigen Informationen festgehallten werden.
Die Möglichkeit, eine Sonderbuchung vorzunehmen, finden Sie bei der Mitarbeiterkonfiguration als
eigene Kachel (Reiter "Mitarbeiter" und dann auf entsprechenden Account klicken).
Die Buchungen werden entsprechend in den Monatsauswertungen verrechnet und auch unten nochmal
separat aufgeführt!
Wir legen eine Schippe drauf! Die Mitarbeiter App gibt es jetzt nicht nur als individuelle Lösung für jeden Mitarbeiter. Die Mehrbenutzer-Variante macht sie vielseitig einsetzbar - perfekt für den Gastronomiebetrieb oder den Werkstattalltag. Außerdem: erfahren Sie hier alles über die neue Kurzwahltaste und die mobilen Auswertungen für Ihre Mitarbeiter.
Mehrbenutzer-Oberfläche: das heißt mehrere Mitarbeiter nutzen die Mitarbeiter App von einem Endgerät
aus. Dazu erhält jeder Nutzer eine PIN, mit der er sich einfach in der App anmelden kann.*
Konkret sieht das dann so aus: In Ihrer Werkstatt, im Büro, in der Küche, oder wo auch immer Ihre
Mitarbeiter arbeiten, befindet sich ein Endgerät - beispielsweise ein Tablet oder ein Smartphone.
Wenn ein Mitarbeiter morgens einstempelt, meldet er sich zuerst mit seiner PIN an, drückt wie
gewohnt auf "Start" und meldet sich anschließend wieder ab.
Alle, die nach ihm kommen, machen es genauso. Am Ende des Arbeitstages wiederholt er diesen Vorgang:
anmelden - auf "Stopp" tippen - abmelden.
Genauso funktioniert das natürlich mit den Pausenzeiten: anmelden - auf "Pause" tippen - abmelden.
Dabei hat er selbstverständlich während der Arbeitszeiten die gleichen Möglichkeiten die App zu
nutzen, wie gewohnt. Einen Kontakt nachsehen, hinterlegte Dokumente einsehen oder den Urlaub
eintragen - der Mitarbeiter muss sich einfach mit der eigenen PIN anmelden und kann die App wie
gewohnt nutzen.
Ihr Interesse ist geweckt? Dann schauen Sie sich auch unser Video zur Multi-User-Oberfläche an und
erleben Sie im nebenstehenden Video, wie sie in der Praxis aussieht.
Das ist genau das, was Sie für Ihr Unternehmen benötigen? Die Mehrbenutzer-Oberfläche ist in der
comfort Edition enthalten und kostet lediglich eine einmalige Einrichtungsgebühr von 150,- (zzgl.
MwSt.).
Ob bei erstem Interesse oder für die Buchung: Nehmen Sie einfach direkt mit uns Kontakt auf!
Perfekt, wenn's mal schnell gehen muss: Über den Webzugang können Sie seit Kurzem einen Button
aktivieren, dem eine Telefonnummer hinterlegt ist. *
Klicken Sie in der Webadministration einfach auf "Grundeinstellungen" und öffnen Sie dort die
Einstellungen zur "Startseite". Ganz unten setzen Sie das Häkchen bei "Direktwahl-Button
einblenden?" und hinterlegen die Nummer. Seien Sie schnell und einfach für Ihre Mitarbeiter
erreichbar!
Sie wünschen es sich, wir setzen es um! Wie von einigen Nutzern angefragt, werden die
Kontaktformulare durch zwei neue Felder komplettiert: halten Sie im internen Kontaktbuch nun
auch Lieferanten- und Kundenummern fest!
Ergänzen Sie diese ganz einfach bei bereits bestehenden Kontakten über den Webzugang. Wenn Sie neue
Kontakte erstellen, können Sie die Nummern auch direkt in der App mit angeben.
So sind alle relevanten Daten in der App immer für alle abrufbar.
Eine weitere Veränderung fand in der Bereitstellung der Auswertungen über das Smartphone
statt. Ihre Mitarbeiter können nun nicht mehr nur die Arbeitszeiten des gesamten, aktuellen Jahres
über die App herrunterladen.
Sie können jetzt auch auf die Zeiten des aktuellen und des Vormonats, sowie die des vorhergehenden
Jahres zugreifen. Die Dateien finden sie im Modul der Zeiterfassung auf dem PDF-Icon
unterhalb der Urlaubs- und Krankheitsverwaltung. Einfach auf die gewünschte Auswertung tippen und
der Download der PDF-Datei beginnt automatisch!
Sie haben es sich gewünscht, wir gehen es an: der Grundstein für ein umfangreiches Projektmanagement ist gelegt. Welche neuen Möglichkeiten diese Funktionalität bietet und was sich sonst noch verändert hat, erfahren Sie in diesem Newsletter.
Wenn Sie sich in der Webadministration einloggen, finden Sie seit Kurzem einen neuen Reiter in der
Navigation mit dem Namen "Projekte/Aufträge". Dahinter verbirgt sich unser neues Projektmodul.
Sie können hier für Ihre Mitarbeiter nun Projekte anlegen, in denen Sie alle wichtigen Informationen
festhalten können. Benennen Sie Ihren Auftrag und definieren Sie, wie Ihre Mitarbeiter in der
Zeiterfassung auf den Auftrag stempeln sollen. Sie können beispielsweise auch eine andere
Bezeichnung angeben, die dann als Eintrag in der Liste der Zeiterfassung erscheint oder spezielle
Unterkategorien für den Auftrag erstellen.
Alle wichtigen Informationen, die für den Kunden betreffen, können Sie hier hinterlegen. Adresse und
Wegbeschreibung, Kontaktdaten oder wichtige Bemerkungen haben Ihre Mitarbeiter so immer dabei.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit auch entsprechende Dokumente an das Projekt anzuhängen.
Im Unterpunkt "Berechtigungen" können Sie speziell die Mitarbeiter auswählen, die auch an dem
Projekt arbeiten. So bleiben Zeiterfassung und Projektmodul übersichtlich, denn der Eintrag wird den
anderen so nicht angezeigt.
Ganz unten finden Sie außerdem die auf dieses Projekt gestempelten Zeiten als PDF oder
Excel-Download.
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, setzen Sie einfach das Häkchen bei "Im Archiv ablegen". So
verschwindet der Eintrag in der Zeiterfassung und das Projekt wird ad acta gelegt.
Damit Ihre Mitarbeiter das Modul nutzen können, vergessen Sie nicht, es über den Reiter
"Grundeinstellungen" und dort unter "Auswahl und Anordnung der Module" zu platzieren!
Als Nutzer der free Edition ist die Anzahl der Projekte auf 5 begrenzt. Wenn Sie gerne die comfort
Edition für einen Monat unverbindlich und kostenlos testen möchten, schreiben Sie einfach eine Mail
an support [at] appdialog [dot] de.
Nutzer der comfort Edition können Ihre Mitarbeiter nun im Handumdrehen zum Administrator befördern.
Loggen Sie sich dazu in der Webadministration ein, klicken Sie im Reiter "Mitarbeiter" auf den
entsprechenden Account, dem Sie Administratorrechte zuweisen möchten und klicken Sie dort auf die
Kachel "Benutzer-Account". Hier finden Sie nun ganz links einen zusätzlichen pinken Button mit der
Bezeichnung "zum Admin befördern". *
Außerdem wurde der Terminkalender überarbeitet. Alle Nutzer der App können nun problemlos ihre
Termine via App in den Kalender eintragen. So weiß jeder immer, wer wann wo verplant ist. *
Zudem wird Ihnen nun bei jedem Tag, den Sie antippen, auch angezeigt, wer gerade im Urlaub ist.
Sie möchten nicht, dass Ihre Mitarbeiter Termine eintragen können? Kein Problem, über den Webzugang
im Reiter "Module" - "News & Termine" - "Konfiguration" können Sie das Modul und die Berechtigungen
ganz einfach so anpassen, wie Sie es benötigen. *
Die Möglichkeit, Funktionen zu deaktivieren, gibt es übrigens jetzt auch bei der Urlaubsplanung und Krankmeldung. Wenn Sie eine dieser Funktionalitäten nicht benötigen, deaktivieren Sie die Buttons einfach über die Webadministration im Reiter "Module" - "Zeiterfassung" - "Konfiguration Krank" beziehungsweise "Konfiguration Urlaub". *
Die Zufriedenheit unserer Kunden liegt uns sehr am Herzen. Darum freuen wir uns sehr, Ihnen nach
intensiver Entwicklungsarbeit endlich die zwei größten Wünsche erfüllen zu können: das Erfassen
von Pausen und das nachträgliche Ändern von Arbeitszeiten.
Was Sie über diese Neuerungen alles wissen sollten, um sie optimal zu nutzen, erfahren Sie in diesem
Newsletter!
Das aktuelle System mit Start- und Stop-Knopf hat nun eine neue Funktion: wie beim Abspielen von
Musik,
kann die Arbeitszeit einfach angehalten werden. Somit müssen von nun an, um Pausenzeiten zu
erfassen,
nicht mehr zwei getrennte Einträge gemacht werden - die Pausen werden automatisch verrechnet.
Nachdem Sie auf Start getippt haben, färbt sich dieser Button orange und wird zum neuen
Pause-Button. Um
die Pausenzeiten zu stoppen, muss man einfach darauf tippen und am Ende der Pause wieder auf Start
um
die Uhr weiterlaufen zu lassen.
Am Ende des Tages, wenn Sie auf Stopp gedrückt haben, wird Ihnen nach wie vor die Dauer angezeigt.
Gleichzeitig sehen Sie hier nun aber auch die Details der gestoppten Zeit. Um diese
einzublenden, tippen Sie einfach auf den kleinen, schwarzen Pfeil neben der Zeitangabe.
Insgesamt werden die Pausen auf die Sekunde genau erfasst und anschließend entsprechend Ihres
gewählten
Zeitrasters gerundet. Wenn Sie also beispielsweise ein Zeitraster von 5 Minuten festgelegt
haben,
werden
alle Pausen zwischen 3 und 6 Minuten auf 5 Minuten gerundet.
Dieser Wert wird dann in den Auswertungen von der Gesamtdauer abgezogen, sodass sich als Wert
direkt die reine Arbeitszeit ergibt. Wie lange die Pausen tatsächlich waren, sehen Sie in den
Auswertungen ebenfalls in einer zusätzlichen Spalte.
Sollten Sie das neue Feature nicht benötigen, können Sie es einfach über das Backend deaktivieren und die Funktion der bisherigen Zeiterfassung so wiederherstellen. Loggen Sie sich in der Webadministration ein, klicken Sie im Reiter "Module" auf "Zeiterfassung" und dort im Untermenü auf "Konfiguration". Hier finden Sie im oberen Drittel den Punkt "Pausen-Erfassung und Verrechnung", wo Sie die neue Funktion einfach deaktivieren können.
Kurz vor dem Feierabend noch eben die Arbeitszeiten festhalten - da vertippt man sich im Eifer des
Gefechts auch schnell mal. Was bisher nur vom Administrator über das Backend korrigiert werden
konnte, kann nun jeder Mitarbeiter direkt über die App selbst.
Tippen Sie dazu einfach auf den letzten Eintrag, der unter der neuen Chart eingeblendet wird. Dort
können Sie Schritt für Schritt Ihre Eingabe überarbeiten oder auch den gesamten Eintrag löschen. Das
funktioniert mit allen in den Einzelzeiten aufgelisteten Daten, die sich im vom Administrator
festgelegten Bearbeitungszeitraum befinden.
Dies konfiguriert er über den Webzugang. Hier kann er ebenfalls entscheiden, ob die Mitarbeiter die
eingetragenen Zeiten grundsätzlich verändern können und auch, ob diese verlängert werden dürfen.
Wir starten in das neue Jahr voller Energie und Tatendrang. Viele Erweiterungen und Verbesserungen
der
Mitarbeiter App sind geplant und über alles, was bereits umgesetzt wurde, und das, was noch kommt,
möchten wir Sie heute informieren.
Auf manche Kontakte oder Dokumente sollen nur die Mitarbeiter Zugriff haben, für die die Information
auch relevant ist? Kein Problem - erstellen Sie von nun an für alle Dokumente und Kontakte eine
individuelle Liste der zur Einsicht berechtigte Mitarbeiter.
Unter jedem Dokument und jedem Kontakteintrag im Webzugang finden Sie nun ein Feld mit dem Namen
"Berechtigungen". Standardmäßig ist hier die Gruppe "Alle" eingetragen.
Um eine individuelle Liste zu erstellen, löschen Sie "Alle" mit einem Klick nach links aus der Liste
und wählen Sie mit einem Klick nach rechts nur die Mitarbeiter aus, für die diese Information auch
relevant ist und sie daher einsehen sollen können.
Egal, ob aus Gründen der Übersichtlichkeit oder des Betreffens - In der comfort Edition entscheiden
Sie, wer auf was Zugriff haben soll. *
Jemand hat eine unangemessene oder veraltete Nachricht im Themen-Chat geschrieben? Ab sofort können
solche Einträge in der Web-Version des Chats des Administrators mit dem roten Kreuzchen neben der
Nachricht gelöscht werden. *
Diese Online-Version des Chats öffnen Sie, indem Sie auf den kleinen Briefumschlag rechts oben im
Backend klicken. Dieses Feature hat übrigens nicht nur der Administrator, sondern auch jeder
Mitarbeiter, der auf den Webzugang zugreifen kann.
Administratoren haben seit Kurzem die Möglichkeit, direkt Pushnachrichten an Ihre Mitarbeiter via App zu senden. Diese Funktion finden Sie im Menü links oben auf der Startseite und dort im Unterpunkt "Konfiguration". Füllen Sie nur noch Titel- und Textfeld aus und schicken Sie die Information direkt ab. *
Die nächste große Veränderung ist der Pausenbutton für die Zeiterfassung. Diese Neuerung wird in den kommenden Wochen produktiv gesetzt. Wenn Sie diese nicht benötigen, wird es im Vorfeld die Möglichkeit geben, sie noch vor der Produktivsetzung zu deaktivieren. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie über unsere Systemnachrichten, bevor die Funktion aktiviert wird.
Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren. Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns einfach: